Setiap pebisnis seharusnya paham dengan apa itu petty cash dan cara pengelolaannya, karena hal ini berkaitan dengan pembukuan keuangan dalam bisnis tersebut. Tentu setiap bisnis tujuan utamanya adalah mendapatkan keuntungan sebaik mungkin.
Baca juga: Apa Itu Usaha Ekstraktif dan Apa Contoh Usahanya? Simak
Hanya saja keuntungan tersebut akan sulit didapatkan jika keuangan yang dimiliki tidak terkelola dengan baik. Justru banyak hal dalam bisnis tersebut yang akan menjadi pemborosan nantinya, akibat ketidakpahaman akan pengelolaan keuangan yang benar.
Mengetahui apa itu petty cash dan cara pengelolaannya secara efektif merupakan salah satu langkah yang dapat memajukan bisnis. Karena sederhananya petty cash ini menyangkut kas kecil, sehingga bisnis Anda tidak akan terganggu oleh pengeluaran yang sifatnya kecil, dan tetap terkendali.
Terkadang dalam sebuah bisnis, terutama yang skalanya besar, pengeluaran kecil kerap diabaikan, atau tidak dicatat dengan baik. Lama kelamaan pengeluaran kecil tersebut akan membebani bisnis, karena bagaimana pun akan mengganggu kas utama.
Disinilah pentingnya membuat petty cash serta memahami cara pengelolaannya secara efektif, sehingga kas tersebut tetap terkelola dengan baik, dan membuat keuangan perusahaan juga semakin terkendali. Profit datang dari pengelolaan dan manajemen risiko yang tepat.
Memahami Lebih dalam Apa Itu Petty Cash dan Cara Pengelolaannya
Untuk menguasai cara pengelolaan petty cash tersebut secara benar, tentu penting dipahami terlebih dahulu pengertian dari petty cash tersebut. Umumnya di perusahaan besar, sudah ada akuntan yang bertugas khusus menangani petty cash tersebut, karena memang sangat penting.
Dalam usaha kecil atau menengah, tidak ada salahnya menerapkan petty cash. Karena manfaatnya bisa membuat keuangan bisnis jadi lebih terkendali, dan tentu saja mendukung operasional bisnis tersebut.
Menurut Accounting Coach, apa itu petty cash dan cara pengelolaannya ini diartikan sebagai dana tunai yang disediakan untuk tujuan pembayaran pengeluaran kecil, tanpa perlu menyentuh kas utama. Biasanya petty cash ini sangat dibutuhkan untuk pembayaran yang sifatnya mendadak, dan hal ini bisa terjadi kapan saja.
Terkait jumlah petty cash tersebut, tentu setiap lini bisnis atau perusahaan memiliki standar dan ketentuannya masing – masing. Walaupun ditujukan untuk pembayaran pengeluaran kecil, bukan berarti jumlah petty cash harus kecil, karena disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tersebut.
Contoh Penggunaan Petty Cash dalam Lini Bisnis
Untuk lebih mudah memahami apa itu petty cash dan cara pengelolaannya maka dapat dibuat ilustrasi sederhananya. Misalnya dalam usaha rumah makan Padang, karet yang biasanya diperlukan untuk membungkus makanan ternyata habis.
Karet dalam rumah makan padang tersebut merupakan hal yang penting, dan sedang dibutuhkan secara mendesak. Tentunya karyawan di rumah makan Padang tersebut harus membeli karet saat itu juga.
Jika ada petty cash, maka karyawan tersebut bisa langsung membeli karet tersebut tanpa harus menunggu kas utama cair. Selain itu, tidak perlu juga langsung dilakukan pencatatan ke buku utama kas, karena bisa ditangani langsung dengan adanya petty cash.
Jadi sederhananya apa itu petty cash dan cara pengelolaannya tersebut merupakan uang tunai yang disediakan dalam sebuah bisnis yang tujuannya. Untuk melakukan pembayaran dalam jumlah kecil, atau juga pembayaran pada kebutuhan yang sifatnya tidak terduga, yang jumlahnya relatif kecil.
Fungsi Utama Petty Cash yang Perlu Dipahami
Setelah paham apa itu petty cash dan cara pengelolaannya secara efektif, sebaiknya pahami juga apa saja fungsi utama dari petty cash tersebut. Dengan demikian fungsi petty cash ini dapat dimanfaatkan untuk kemajuan lini bisnis Anda. Berikut beberapa fungsi dari petty cash tersebut yang penting diterapkan.
-
Memudahkan Proses Pencairan Dana Untuk Biaya Kecil
Salah satu fungsi petty cash disediakan oleh perusahaan adalah untuk memudahkan proses pencairan dana terutama untuk kebutuhan biaya kecil. Jika barang yang diperlukan biayanya relatif kecil, jelas merepotkan jika dananya harus dicairkan dari kas utama.
Selain memakan waktu, hal ini tentu saja tidak efektif, karena proses pencatatan pengeluaran tersebut juga pasti semakin ribet. Jadi lebih baik menyediakan petty cash, sehingga kapan saja dibutuhkan proses pencairan dana untuk biaya kecil bisa langsung dilakukan.
-
Memudahkan Pencatatan Pengeluaran Kecil
Biasanya pebisnis yang sudah mengetahui apa itu petty cash dan cara pengelolaannya memiliki pembukuan yang baik. Karena ketika ada pengeluaran kecil secara rutin atau yang sifatnya mendadak akan lebih mudah tercatat pada pembukuan.
Misalnya ketika sudah disediakan petty cash, maka pencatatannya tinggal dimasukkan dalam bagian petty cash tersebut. Dengan demikian bisnis Anda tidak akan terganggu oleh biaya yang sifatnya tidak terduga, karena sudah disediakan serta dicatat dengan baik.
-
Membuat Bisnis Semakin Lancar
Tentu saja manfaat memahami apa itu petty cash dan cara pengelolaannya adalah untuk membuat bisnis semakin lancar. Misalnya ketika ada peralatan kantor yang hilang, dan kebutuhannya sifatnya mendesak, bisa langsung dibeli dengan menggunakan petty cash tersebut.
Adanya petty cash ini memastikan bisnis berjalan semakin lancar, karena setiap kebutuhan mendesak bisa langsung diatasi dengan cepat. Petty cash membuat proses pencairan dana jadi lebih cepat, sehingga karyawan atau manajer tidak perlu menggunakan uang pribadinya untuk kebutuhan tersebut.
-
Memaksimalkan Pelayanan Terhadap Klien
Manfaat lain apa itu petty cash dan cara pengelolaannya adalah untuk membuat pelayanan terhadap klien semakin maksimal. Biasanya di perusahaan atau di bisnis yang sifatnya melayani klien, disediakan minuman atau kudapan untuk klien tersebut.
Biaya untuk membeli minuman atau kudapan ini bisa diambil dari petty cash tersebut, terutama jika klien tidak setiap hari datang. Tentu klien lebih nyaman jika terlayani dengan baik, oleh sebab itu penting bagi setiap lini bisnis menyediakan petty cash tersebut.
Metode Pengelolaan Petty Cash yang Benar
Agar manfaat dari petty cash tersebut dapat dimaksimalkan, tentu setiap pebisnis harus tahu metode pengelolaannya yang benar. Cukup mudah mengelola petty cash tersebut, karena Anda hanya perlu menerapkan beberapa metode berikut ini.
-
Metode Tetap
Metode tetap merupakan salah satu cara pengelolaan petty cash yang cukup banyak diterapkan. Akan Anda lebih memahami apa itu petty cash dan cara pengelolaannya dengan menerapkan metode ini. Disebut metode tetap karena jumlah uang yang dibuat untuk petty cash jumlahnya selalu sama.
Pengisian dana untuk petty cash ini nantinya dibuat secara berkala, atau bisa juga setelah isi dana pada petty cash habis, dan jumlah dana yang diisi tetap sama. Biasanya metode ini dipilih karena perusahaan sudah mengetahui apa saja jenis pengeluaran kecil yang dibutuhkan bisnis tersebut.
Nantinya proses pencatatan dilakukan setelah dana pada petty cash habis, dan seluruh bukti transaksinya dikumpulkan. Jadi tidak perlu langsung membuat pembukuan setelah melakukan transaksi, melainkan tinggal mengumpulkan bukti transaksinya saja. Cara ini dinilai efektif, dan membuat pengelolaan kas semakin terkendali.
-
Metode Fluktuatif
Metode selanjutnya yang juga bisa digunakan adalah metode fluktuatif. Tahu tentang apa itu petty cash dan cara pengelolaannya membuat penerapan metode ini jadi lebih mudah. Disebut metode fluktuatif karena jumlah dana yang disediakan untuk petty cash tidak pernah tetap.
Jadi jumlah kas kecil tersebut dibuat tergantung kebutuhan bisnis tersebut, karena bisa saja kebutuhan pengeluaran berbeda setiap bulannya. Misalnya pada saat penyediaan petty cash, perusahaan menetapkan nominalnya 1 juta rupiah.
Setelah berjalannya waktu, petty cash tersebut ternyata sisa banyak, jadi di bulan berikutnya dana yang diisi bisa dikurangi, karena kebutuhan pengeluaran tidak terlalu banyak. Tentu kedua metode dalam pengelolaan petty cash tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing – masing.
Pentingnya Bukti Transaksi untuk Petty Cash
Walaupun sifatnya transaksinya kecil, tentu setiap pengeluaran untuk keperluan bisnis harus dicatat dengan baik. Selain itu, dalam melakukan pencatatan petty cash tersebut, usahakan untuk menyertakan bukti transaksinya, agar keuangan dapat terkendali.
Bahkan jika biaya pengeluaran tersebut hanya membutuhkan uang receh, penting untuk tetap menyertakan bukti transaksinya. Hal ini akan membuat keuangan pada lini bisnis Anda semakin transparan serta terkendali dengan baik.
Bukti transaksi ini juga dapat dijadikan sebagai rujukan untuk memperkirakan berapa pengeluaran yang akan dibutuhkan pada periode berikutnya. Jadi setiap ada transaksi pastikan untuk menyertakan bukti pembayarannya.
Baca juga: Pengertian, Tugas dan Penerapannya Cost Control dalam Bisnis
Pengelolaan keuangan yang baik dan transparan merupakan salah satu kunci suatu bisnis dapat berjalan dengan lancar. Pengeluaran yang sifatnya kecil juga harus tercatat dengan baik, untuk itu penting menguasai apa itu petty cash dan cara pengelolaannya sehingga keuangan bisnis Anda semakin terkendali.
